Como fazer a gestão de times remotos

Quem diria que um ser invisível seria capaz de causar tanta mudança de comportamento! Os amigos passaram a se encontrar virtualmente. As empresas que não praticavam o home office, tiveram que se adaptar rapidamente. Outras tiveram que se reinventar para continuar operando os seus negócios, e tudo isso só foi possível graças a tecnologia que está disponível para nos ajudar!

E felizmente, as pessoas se adaptaram rapidamente ao trabalho em home office, e a produtividade até aumentou, por isso várias empresas estão analisando a possibilidade de manter essa nova forma de trabalho.

Se a sua empresa está em dúvida se é possível manter a sua operação no formato home office, ou se o custo da tecnologia necessária é viável, vou deixar para você uma relação de softwares que podem te ajudar a manter esse tipo de operação, e quem sabe até diminuir drasticamente o seu custo fixo.

Como manter um time entrosado e organizado a distância?

Vou começar com as ferramentas que vão te ajudar na comunicação do seu time. Esses aplicativos foram os que mais se destacaram durante a quarentena:

  • Microsoft Teams:  Nesta ferramenta é possível a realização de bate-papo, videoconferências e até mesmo armazenamento e compartilhamento de arquivos entre os membros do seu time. Está disponível para notebooks (Mac e Windows) e dispositivos móveis (Android e IOS);
  • Google Meet: Essa ferramenta, que também faz parte do G Suite, permite fazer videoconferências com até 250 participantes, o convite é feito através de um link enviado por e-mail.  Pode ser acessado por qualquer dispositivo que utilize um navegador, sem a necessidade de instalação de plug-ins, mas se preferir pode instalar o aplicativo;
  • Zoom:  Disponibilizada por uma empresa americana como uma plataforma de serviço de comunicação, que oferece bate-papo e videoconferência.  Oferece soluções gratuitas, porém com limitações.  Você também encontrará soluções específicas para as áreas de educação e saúde.

Agora que você já viu as opções de ferramentas que vão manter seu time entrosado, vamos partir para as ferramentas que vão facilitar a organização das tarefas que o seu time precisa realizar.

Você já ouviu falar de Kanban? A Toyota desenvolveu um método de gestão visão para aumentar a eficiência da sua produção, e o chamou de Kanban. Consiste em criar tarefas em cartões coloridos, e movimentá-los por colunas que representam as etapas do seu processo de produção. O Kanban mais simples, contém 3 colunas que são: “To Do”, “Doing” e “Done”.  Atualmente temos no mercado várias ferramentas que farão com que seu time se organize mesmo estando a distância:

  • RunRun: É uma ferramenta que permite que você monte o seu Kanban, e disponibilize para o seu time. Você encontrará opções de planos grátis, porém limitados a quantidade de usuários e tarefas.
  • Trello: Você pode acessá-lo diretamente do seu navegador, ou utilizá-lo em dispositivos móveis através de aplicativos disponíveis das App’s Stores (Android e IOS). Muito utilizado em gestão de projetos, é gratuito.

Como gerir um time de vendas?

Se a sua empresa atua na área de Comercial e possui um time de vendas, existe no mercado uma ferramenta que te ajuda a montar o seu funil de vendas no estilo do Kanban:

  • NoCRM: Essa ferramenta é amigável, não exige que seu vendedor inclua muitas informações desnecessárias, e permite a programação de alertas através da agenda.  Para o gestor, ele terá disponível gráficos e indicadores de conversão onde ele poderá avaliar o desempenho do seu time. É uma ferramenta totalmente online que pode ser acessado pelo seu computador ou celular, não necessita de instalação. Caso você deseje testar essa ferramenta, neste link você poderá usar essa ferramenta por 30 dias gratuitamente.

Como gerir uma equipe externa?

Para as empresas de prestação de serviços que possuem uma equipe externa atendendo os seus clientes, também há uma opção no mercado para te ajudar a gerir o seu time:

  • Abaco Desk: Aplicativo para controle de equipe de campo. Com essa ferramenta, você vai precisar de um Administrador que ao atender um cliente abrirá uma ordem de serviço, e poderá direcioná-la para o membro do time que está mais próximo do cliente, ou ao próximo membro que estará disponível, tudo isso remotamente. Com esse aplicativo, o gestor poderá acompanhar o tempo de execução das atividades, o status de cada ordem de serviço, emitir um laudo para o seu cliente, e também  a localização dos membros do seu time. Tudo isso de forma online. Futuramente será liberado uma API Rest, que poderá ser utilizada para a integração com outros softwares.

Espero ter ajudado você a tomar a decisão de continuar ou não com o seu time atuando em home office.